10 bước lập kế hoạch để tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể nói là 1 trong những từ khóa có thể nói là được khá nhiều người tìm tìm kiếm. Có lẽ bởi vì những 5 sắp đây, những tổ chức dù lớn hay bé đều ít nhất có 1 lần tổ chức sự kiện ví như tiệc 12 months – finish – social gathering,…. Những tổ chức lớn hơn thì thường xuyên có những buổi tổ chức sự kiện để giới thiệu, ra mắt siêu phẩm new của tổ chức.

Nhưng những tổ chức đấy lại ko có 1 đội ngũ có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và thường hay gặp sai sót lúc sự kiện diễn ra. Sau đây chính là 10 bước lập kế hoạch để tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất mà top10tphcm tâm đắc nhất sau quy trình đúc kết, tích lũy.

1. Phần tiêu mà tổ chức bạn nhắm tới lúc tổ chức sự kiện

Điều trước tiên lúc lập kế hoạch tổ chức sự kin mà bạn cần xác định chính là tổ chức bạn muốn tổ chức 1 sự kiện về vấn đề gì? Đây là 1 buổi họp mặt cổ đông, lễ ra mắt siêu phẩm new, hay là 1 buổi tiệc ăn mừng tổ chức đạt thành tích new. Từng 1 loại hình thức khác nhau sẽ có phần tiêu khác nhau mà ban lãnh đạo muốn truyền tải. Trong ấy bao gồm phần tiêu vô hình và phần tiêu hữu hình

  • Phần tiêu vô hình là những giá trị về mặt cảm xúc, tinh thần mà sự kiện mang trong mình lại. Thí dụ như những chương trình ca nhạc sẽ mang trong mình tới khán giả sự tiêu khiển, tinh thần phấn chấn. Hay những buổi ra mắt siêu phẩm thì giá trị mang trong mình lại cho khách hàng ấy chính là sự hiểu biết,…
  • Phần tiêu hữu hình là những giá trị mang trong mình lại quản lý tác động tới cho người khác. Thí dụ như những món quà mà ban giám đốc dành tặng cho viên chức xuất sắc,…

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện bước 1 Để xác định phần tiêu của buổi sự kiện, điều mà bạn cần để ý ấy chính là khách mời tham dự sự kiện là ai, tại sao ban giám đốc lại tổ chức sự kiện vào thời điểm này, khách mời sẽ đạt được điều gì lúc tham dự sự kiện của tổ chức bạn? Từ ấy bạn sẽ xác định được phần tiêu của buổi sự kiện và sẽ biết được bước tiếp theo bạn nên khiến gì.

2. Tập hợp nhân lực để tham dự tổ chức sự kiện

Giả dụ tổ chức bạn có 1 phòng ban chuyên tổ chức những buổi sự kiện thì thực tuyệt vời, mọi thứ cứng cáp chắn sẽ ít có sự cố xảy ra. Ngược lại, ví dụ tổ chức bạn lại ko có phòng sự kiện thì điều tiên quyết lúc lập kế hoạch tổ chức sự kiện ấy chính là tìm tìm kiếm những đồng nghiệp sẵn sàng tham dự và tương trợ bạn trong quy trình từ trước lúc sự kiện diễn ra cho tới lúc sự kiện hoàn thành.

Điều quan yếu nhất cần lưu ý chính là có thể những thành viên trong nhóm bạn ko thạo việc nhưng người trưởng nhóm sự kiện nên là người có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và có khả năng phân chia, sắp xếp công việc yêu thích sở hữu quỹ thời kì vốn có của mọi người.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện bước 2

1 số công việc mà người khiến sự kiện cần thực hành như:

  • Tìm và xác định được địa điểm tổ chức sự kiện
  • Mời diễn giả, MC, PG, PB,…
  • Những bên thi công hội trường, sân khấu, trang trí,…
  • Truyền thông về sự kiện
  • Gửi thư mời cho khách hàng
  • Tìm nhà tài trợ
  • Tuyển nhân sự, cùng tác viên cho ngày sự kiện diễn ra

Lưu ý cho bạn chính là nên xác định được chính xác số lượng khách mời tham dự trong buổi sự kiện để có công tác chuẩn bị kế hoạch tổ chức sự kin về địa điểm, hội trường cho yêu thích, giảm thiểu dẫn tới việc lượng khách tới đông nhưng hội trường ko đủ chỗ. Và bạn nên gửi thư mời cho khách hàng từ 1 – 2 tuần trước lúc sự kiện diễn ra để lúc có những điều chỉnh phát sinh, bạn còn thông tin kịp thời cho khách hàng.

3. Buộc phải xác định được chính xác ngày diễn ra sự kiện

Những buổi sự kiện dù lớn hay bé đều cần có thời kì để chuẩn bị và lập kế hoạch tổ chức sự kiện phải chăng nhất. Thí dụ như những sự kiện bé thì cần từ 2 – 3 tháng để chuẩn bị, những sự kiện lớn thì cần nhiều thời kì hơn, từ 4 – 6 tháng, thậm chí cả 5 để có thể tổ chức.

Nên ưu tiên hàng đầu là bạn nên xác nhận thông tin chính xác từ cấp trên về thời kì diễn ra sự kiện, để từ ấy bạn và đội của bạn new nắm được chính xác mình cần bao nhiều ngày để thực hành kế hoạch, thông qua ấy việc bạn phân chia công việc cũng dễ dàng và linh hoạt hơn.

4. Chủ đề của buổi sự kiện

Đây chính là khía cạnh trước tiên mà khách hàng để ý và quyết định có tham dự sự kiện của bạn hay ko. Tại sao họ nên chú tâm tới sự kiện của tổ chức bạn ví dụ chủ đề được đề cập trong thư mời ko khiến họ thấy hứng thú? Hơn nữa, việc chọn 1 chủ đề hấp dẫn sẽ giúp bạn định hướng được việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện yêu thích sao cho hiệu quả trong việc truyền thông và quảng bá sự kiện như thế nào.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện bước 4

1 trong những phương pháp để có chủ đề hấp dẫn chính là đặt câu slogan yêu thích sở hữu nội dung của chương trình, 1 câu khẩu hiệu có vần điệu để khách hàng nhớ tới sự kiện của bạn, dí dụ như: Advertising – sáng tạo và đổi new, vừa nêu bật được nội dung của sự kiên, vừa giúp khách hàng dễ nhớ tới.

5. Kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Sau khoản thời gian bạn đã nắm được đa số thông tin tại 4 bước trên, thì đây là lúc bạn khởi đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể sở hữu những công việc bạn cần thực hành, phân chia công việc cho những thành viên trong nhóm.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện bước 5

Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện, những công việc nhất định nên có chính là:

  • Địa điểm, danh sách đồ hậu cần, liên lạc những bên liên quan (xin giấy phép tổ chức,…)
  • Mời diễn giả, thuê PG, PB,…
  • Những tiết phần tiêu khiển, văn nghệ trong buổi sự kiện
  • Quảng bá về sự kiện trên những phương tiện truyền thông
  • Dự trù về chi phí tổn cần có cho sự kiện
  • Đơn vị tài trợ, đối tác
  • Tìm tìm kiếm nhân sự, cùng tác viên cho ngày sự kiện

6. Tìm tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ sở hữu nhà tài trợ

Giả dụ sự kiện của tổ chức bạn là tiệc ăn mừng, tiệc tất niên thì đa số nguồn tài chính đều tới từ chính bản thân tổ chức. Nhưng ví dụ bạn tổ chức 1 buổi sự kiện về quảng bá siêu phẩm hay những chương trình về âm nhạc, tiêu khiển thì kinh phí tổn tới từ chính những nhà tài trợ, đối tác. Nên 1 trong những công việc bạn nên khiến ấy chính là quản lý nhà tài trợ để giảm thiểu việc thiếu hụt ngân sách.

7. Liên lạc sở hữu bên thi công để có công tác chuẩn bị

Lúc bạn đã có 1 bản kế hoạch tổ chức sự kin rõ ràng, nguồn ngân sách được đảm bảo thì công việc tiếp theo bạn cần nên khiến chính liên lạc sở hữu những bên thứ bố để thi chuẩn bị cho sự kiện. Thí dụ như bạn cần liên lạc sở hữu bên in ấn để in tài liệu, cần bên dựng sân khấu, màn hình LED, backdrop,…Tùy thuộc} vào từng buổi sự kiện khác nhau mà công việc cần hoàn thành sẽ khác nhau.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện bước 7

8.“Chạy thử”

Trước ngày diễn ra sự kiện khoản 2 – 3 ngày, bạn nên có 1 buổi “chạy thử” xem đa số những công tác chuẩn bị đã ổn hết chưa. Buổi “chạy thử” này là buổi để bạn rà soát lại xem có những giai đoạn nào chuẩn bị chưa phải chăng cần thay thế đổi lại, bạn nên dự đoán trước những sự việc đột xuất có thể xảy ra để có kế hoạch chuẩn bị trước. Thí dụ như ví dụ trong lúc MC đang nói mà micro bị tắt giữa chừng thì nên khiến gì?

9.Tiến hành tổ chức sự kiện

Thời điểm sự kiện diễn ra chính là lúc bạn biết được là trong suốt quy trình chuẩn bị, những quy trình bạn đưa ra có chính xác hay ko. Lúc sự kiện diễn ra, bạn vẫn cần thực hành giám sát, điều chỉnh nhân lực và giải quyết, xử lý những sự cố phát sinh diễn ra. 1 đội tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất là 1 đội có phản ứng nhanh nhạy và linh hoạt lúc có sự cố.

lập kế hoạch tổ chức sự kiện bước 9

10. Sau sự kiện

Sự kiện dù thành công hay ko thì lúc chương trình kết thúc, bạn cần có 1 cuộc khảo sát bé sở hữu những khách mời tham dự, đánh giá xem buổi sự kiện có điểm gì phải chăng và chưa phải chăng. Từ ấy, bạn rút ra được kinh nghiệm cho bản thân và có thể lập kế hoạch tổ chức sự kiện cho những lần sau.

Tóm lại, đây chính là 10 bước lập kế hoạch để tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất. Thông qua bài viết này, cứng cáp hẳn bạn đã có mẫu nhìn sắc nét hơn về phương pháp thức tổ chức 1 buổi sự kiện là như thế nào, mong rằng bạn sẽ tổ chức 1 buổi sự kiện thành công phải chăng đẹp.